4.2.2 Aufbau und Führung der Freiwilligengemeinschaft

Für den Aufbau und die Führung der Freiwilligengemeinschaft sollten Betreiber:innen ein/e Ehrenamtsmanager:in einstellen. Diese Person sollte Vollzeit tätig sein und sich durch die Tätigkeit selbst finanzieren können.

Ehrenamtsmanager:innen unterstützten die Freiwilligengemeinschaft, indem sie eine Kultur des Vertrauens und der menschlichen Verbindung aufbauen. MOMO organisiert derzeit einen Neujahrsbrunch und Biergartenbesuche. Ehrenamtsmanager:innen sollten ähnliche Veranstaltungen organisieren und Zuhörer:innen ermutigen, eigene Events wie „Stammtische“ abzuhalten. Darüber hinaus sollten Ehrenamtsmanager:innen den ZR regelmäßig besuchen, um mit der Freiwilligengemeinschaft in Kontakt zu bleiben.

Ehrenamtsmanager:innen sind auch für das Freiwilligenmanagement verantwortlich. Sie stellen sicher, dass die Werte von MOMO eingehalten werden und dass ein reibungsloser Betrieb des ZR sichergestellt ist. Ehrenamtsmanager:innen sind verantwortlich für das Onboarding von Freiwilligen, die Planung der Freiwilligenarbeit, die Betreuung der Freiwilligen und die Organisation von Intervisionen und Supervisionen.

Für ein erfolgreiches Onboarding von Freiwilligen müssen diese das Dokument „Ehrenamtsvereinbarung“ unterzeichnen (siehe Kapitel 4.1.2). Die unterzeichnete „Ehrenamtsvereinbarung“ und andere Dokumente sollten sicher in einem dafür vorgesehenen Ordner aufbewahrt werden.

Zur Zeitplanung können Ehrenamtsmanager:innen eigene Tools verwenden. Aktuell verwendet MOMO einen Google Kalender, um die Arbeit der Freiwilligen zu planen und eine Signal-Gruppe, um Planänderungen zu koordinieren (weitere Informationen findest Du in Kapitel 4.1.3).

Ehrenamtsmanager:innen unterstützen die Freiwilligen kontinuierlich, wenn Probleme auftreten. Ehrenamtsmanager:innen sollten während der Schichten, insbesondere bei Notfällen, für Freiwillige per E-Mail, Telefon oder Messaging-Apps erreichbar sein, was ein hohes Engagement erfordert. Wenn einem Freiwilligen aufdringliches oder unangemessenes Verhalten auffällt, z. B. durch Fragebögen, sollten Ehrenamtsmanager:innen das Problem in einem klärenden Gespräch mit dem Freiwilligen ansprechen.

Darüber hinaus gibt es zwei Möglichkeiten, mit denen Ehrenamtsmanager:innen die Freiwilligen dazu anregen können, über ihre Arbeit nachzudenken und sich zu verbessern – Intervisionen und Supervisionen.

Intervisionen finden alle drei Monate statt, z. B. im Januar, April und Oktober. Für jede Intervision werden zwei Termine angeboten, um maximale Teilnahme zu gewährleisten. Ehrenamtsmanager:innen organisieren die Intervision und nehmen daran teil. Während der Intervision interagieren die Freiwilligen miteinander und sprechen über ihre Zuhörerfahrungen. Ziel der Intervisionen ist es, den Freiwilligen zu ermöglichen, voneinander zu lernen und in ihrer Rolle als Zuhörer:innen zu wachsen. Nach jeder Intervision teilen Ehrenamtsmanager:innen eine Intervisionszusammenfassung mit der Freiwilligengemeinschaft. In diesem Dokument wird erklärt, was während der Intervision besprochen und entschieden wurde. Es fasst auch alle konkreten Aufgaben zusammen, die Freiwilligen übernehmen können. Für weitere Informationen zur Durchführung von Intervisionen können Ehrenamtsmanager:innen sich an Reiner Keller aus dem Münchner Team wenden.

Zusätzlich organisieren Ehrenamtsmanager:innen Supervisionen. Bei Supervisionen geben externe Referenten Zuhörer:innen Denkanstöße zur Verbesserung ihrer Arbeit, z. B. durch Workshops zum Thema „Mental Health First Aid“. Supervisionen sind besonders hilfreich bei Herausforderungen, die über das Fachwissen der Ehrenamtsmanager:innen hinausgehen. Supervisionen können auch in Notfallsituationen stattfinden und wenn Ehrenamtsmanager: innen das Gefühl haben, dass ein Bedarf für ein solches Format besteht. Supervisionen können beispielsweise halbjährlich stattfinden. Ehrenamtsmanger:innen können jedoch frei über die Wiederholung des Formats entscheiden.